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确定档案数字化后的存储方式

来源: 发布时间:2020-01-07 点击数:
确定档案数字化后的存储方式是数字化制作系统中需要解决的另一个问题。这个问题又包括数字化后文件存储格式的选择,数字化后文件名称的规范以及确定文件存储的逻辑结构等问题。同一种档案在数字化后可以转化成不同的格式。例如将一份档案扫描后可以保存成JPEG、BMP、TIF等图片格式。究竟采用哪一种存储格式,主要由存储格式的通用性、质量、存储容量以及格式的特点决定。通用性差的存储格式不利于系统的移植,而在具有相同通用性、相同质量的格式中,我们一般根据格式的存储容量以及格式的特点确定存储格式。比如在对同一页档案扫描后保存成相同质量的上述三种格式,TIF格式文件所占存储容量较低,所以我们在扫描时,一般选用TIF格式作为文件的存储格式。这也是我馆扫描一般纸制档案所采用的格式。又如在保存视频文件时,我们一般采用流格式,因为它的特点决定了它比较适合网上传输。当然格式的选择并没有绝对的标准,需要我们根据实际情况灵活进行选择。
    确定了文件的存储格式后,我们还需要确定文件的名称以及存储的逻辑结构,好的名称规范和逻辑结构,可以方便我们对文件进行组织和引用。例如我们可以为某一类档案建立一个目录,为该类档案的子类在目录中建立子目录,形成多级目录结构。对于文件我们可以使用类似于“全宗号-目录号-案卷号-文件号-页号”这样的结构对其名称进行规范后,保存在相应的目录中。这样即使在没有文件路径索引信息的情况下,我们也可以方便的找到档案对应的电子文件,同时也有利于文件路径索引信息库的建立。
    二、 数字化利用系统
    (一)数字化利用系统的功能
    数字化利用系统应该能够为利用者提供快捷的服务,为工作人员提供方便的管理。它包括以下一些功能:
    1、利用者登记
    该功能完成利用者个人信息的登记,登记的信息可作为借阅查询和统计的原始数据。
    2、档案检索
    该功能根据用户提供的检索条件,给出所需档案的目录信息。档案检索的范围不仅包括本馆馆藏档案,还可以通过档案专网、互联网检索其他档案馆馆藏。此外,随着电子政务的推广,还可以在网上检索现行文件。
    3、档案借阅管理
    该功能完成利用者借阅信息的登记,为利用者提供所需的档案,同时完成复制档案、利用收费等辅助管理。由于在相当长一段时间内传统档案和数字化档案还将并存,档案借阅管理应包括对传统档案的借阅管理和对数字化档案的借阅管理。它们的主要区别在于:对传统档案的借阅管理,借阅的是档案原件,如纸制档案、照片,借阅的档案是保存在库房中的,一份档案同时只能被一个利用者利用,档案复制采用复印、摘抄等方式;对数字化档案的借阅管理,借阅的是电子文件,文件保存在大容量的存储器上,一份档案同时可以被多个利用者利用,档案复制采用打印、数字拷贝等方式。

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