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  档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件

来源: 发布时间:2020-01-28 点击数:
  档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件,在长期实践中,数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法,在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。它将整个档案管理域看成是一系列信息单元的组合,包括档案实体、管理人员、参考标准等实体单元以及它们之间的各种联系,并将这些信息单元组织成为具有一定结构的完整的整体。通过这些结构和联系,数据库可以实现对档案数据的编辑、修改和查询,也能够有效地将管理功能与档案数据进行结合,支持各类管理流程的顺利实现。

    鉴于档案数据库的重要作用,它已经成为档案信息化规划的重要内容,有必要深化对档案数据库的综合认识。作者从档案数据库的类型、特点与局限、现状分析、建设意义等角度进行了较为充分的论述。从档案内容、数据形式、系统环境、数据结构等角度分析档案数据库的类型,认为档案数据库是机构资源体系的基础设施、优化档案管理的有力工具、提升档案服务水平的重要工具、机构知识管理的重要部分,同时也指出目前档案数据库的缺点在于缺乏有效的统筹规划、盲目设计、逻辑结构缺乏规范、数据质量不容乐观等。本部分的研究明确了数据库在档案管理活动中的定位,为全篇研究提供了理论基础和实践背景。
    二、影响档案数据库的要素分析

    档案数据库建设是档案信息化的核心内容之一,有必要全面评估档案数据库建设的影响因素。在评估过程中,应当把档案数据库的建设当成一项系统工程项目来研究,而不能单纯从档案业务或者数据库技术的角度进行“两张皮”式的机械分析。笔者力图构建一个影响因素模型,分析档案数据库的建设所涉及到的各个层面的影响因素,分析这些因素如何影响档案数据库的表达和实现,从而为档案数据库的建设规范和质量控制提供思路。

    影响因素模型从信息系统、组织、社会环境三个范围域(横向)和理论、数据、规划、业务、规范五个层面(纵向)进行搭建,构造了一个初步的档案数据库因素分析框架。每个横纵交点视为一个影响因素,通过对变量因素的优化,包括合并和分解,最终确定了档案管理理论、信息系统、组织规划管理、数据状况、标准规范、数据库工程等重点影响因素。各因素简要分析如下:

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