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但在档案数据库战略地位得到普遍认同的同时

来源: 发布时间:2020-01-17 点击数:
但在档案数据库战略地位得到普遍认同的同时,档案数据库建设过程中存在的许多问题依然突出,尤其是在标准规范缺失、逻辑设计混乱、质量控制等方面不容乐观。在2002年浙江省档案数据库建设调查组以及2007年中国人民大学档案学院档案网站调查小组提供的报告中都明确了这些问题的存在。

    笔者拟从档案管理和数据库技术的视角对档案数据库当前存在的主要问题进行分析,以期对档案数据库建设过程中的关键问题提供有价值的帮助。从理论层面上讲,需要厘清和加强对档案数据库概念的认识,从而获得档案数据库建设的各种影响因素,改变单纯从技术或业务角度对档案数据库的机械认识。从实践层面上看,通过构建档案数据库标准体系及主要基于该体系构建的质量控制体系,为档案数据库的建设提供具有实践意义的指导。

    一、档案数据库概述

    档案数据库是档案信息资源建设的主流组织形式,研究档案数据库必须从档案和数据库管理的角度进行综合审视,梳理、界定其基本概念,了解其基本特点和局限,明确其表现形式和基本类型,把握其现状和意义,熟悉研究对象各方面属性的表现。

    1、档案数据库的基本概念

    通过综合分析档案数据库或类似概念的既有定义,考察档案管理活动、数据库设计与应用环境对档案数据库的影响,作者认为档案数据库是以档案的本体管理为基础,兼顾数据库设计和应用发展的需要,将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。

    档案数据库是档案信息资源的高级组织形式,是在经历了早期偏重于记录技术的零散组织形式、纸质环境下的传统线性组织形式之后出现的,是适应当今技术现状和管理需求的最佳形式。采用数据库形式来管理档案信息资源,能够有效地拓展信息记录能力、获得强大的信息组织和管理能力,能够为档案管理活动提供强大的基础保障作用。

    2、对档案数据库的综合认识

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