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数字化转换与网站建设同步推进

来源: 发布时间:2020-01-14 点击数:

从系统工程的角度来看,档案数字化工作的一系列环节应科学安排、统筹兼顾。档案数字化转换过程中应充分考虑与多项相关工作的协调配和、同步推进。笔者认为档案数字化系统工程可以考虑实施“五个同步”策略,以数字化为契机,全面优化档案管理,提升现代化管理水平,形成档案价值鉴定、数字化转换、数据库建设、网站建设、提供利用的相互促进同步发展的良性循环。这一点在实践中也已得到验证,例如:长春市档案馆在这方面结合档案数字化课题研究进行了可贵的探讨,该馆馆藏档案数字化工作从档案价值鉴定开始,展开了馆藏档案数字化、建库建网、提供利用等一系列环节统筹兼顾的系统尝试,取得了可喜的成果。

(1)数字化转换与档案鉴定同步推进

 鉴选档案数字化对象的过程实际上也是盘点馆藏的过程。以档案数字化工作为契机,对现有馆藏再次鉴定,全面筛选、优化馆藏,剔除无需继续保存的档案、减轻库房压力、降低管理成本,充分挖掘应予开放的档案,及时公之于众。

(2)数字化转换与档案利用同步推进

档案数字化的根本目的是更好、更便捷地提供利用。根据利用需求确定优先数字化的范畴,及时将数字化的成果进一步转化为利用成果,实现数字化转换与档案利用工作互为支持、同步推进。

(3)数字化转换与数据库建设同步推进

加强数据库建设是网络时代档案提供利用的重要基础性工作,也是实现数字化档案便于检索、在线利用的必要前提。长春市档案馆采取了在数字化转换的同时分期分批建设数据库的做法,即:首先建立文件级目录数据库满足一次检索和管理的需要、适时建立专题数据库满足特殊检索需要、优选建设全文数据库满足全文检索和利用的需要,为上网利用打下了良好的基础。

(4)数字化转换与网站建设同步推进

网站是网络时代档案提供利用的新方式,也是服务公众的新平台,更是数字化档案发挥效用、实现信息增值的重要途径。及时将数字化档案上传网站是扩大利用范围、提高利用效率的重要途径,也是迅速体现和凸显数字化成果的最高效的方式之一。长春市档案馆充分利用局域网、因特网,利用档案网站,通过CA证书等安全手段实现了数字化档案的远程查询、下载和打印,为CA用户远程提供档案证明,实现了数字化档案的法律效力,实现了档案数字化与上网利用的低成本、高效率、高效益。

(5)数字化转换与电子文件的归档同步推进

档案数字化的建设不能仅仅盯住历史档案、传统环境中生成的档案,许多单位不惜花费大量人力物力大规模扫描纸质档案,却不曾考虑如何妥善管理每天大量生成的电子文件,不考虑如何予以有效管理、如何做好归档工作,其结果将导致日后更大规模、不堪重负的扫描!毕竟现在文件的数量较之过去大大增加。长此以往,档案部门不仅会陷入无休无止、数量越来越惊人的扫描漩涡之中,而且难以履行应当肩负的对电子文件进行全程监控的管理职责,导致在信息化建设中再次落伍、失去契机。数字形式生成的信息,或从现有的类似模式装化成数字形式的信息”。《数字遗产保护章程》特别指出:“数字生成的材料显然应优先保护”。所以,档案数字化应与电子文件的归档统筹规划、同步进行,[1]早抓早受益,不能顾此失彼。这一点已为实践所证明,吉林省白城市档案局在市直机关通过实行“档案局超前指导、档案馆提前接收电子档案”的改革,在一定程度上实现了纸质文件与电子文件双套制归档的目标,跳出了许多单位存在的电子文件打印成纸质文件之后便任其自生自灭、日后又重新扫描“还原”(实际上无法全部还原)成数字化文件的恶性循环,为档案馆健康开展档案数字化工作奠定了良好的基础。

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