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明确档案数字化的内涵与工作内容

来源: 发布时间:2020-01-21 点击数:


一、明确档案数字化的内涵与工作内容

笔者认为:档案数字化是指利用计算机等技术处理手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。

档案数字化应以需求为导向,以共享为基点,以优选为前提,以便于检索、在线利用为发展方向。这也是笔者提倡的档案数字化优化模式框架与工作思路。

 

(一)档案数字化是一项系统工程

1.“转换”仅仅是数字化工程的环节之一

档案数字化表面看似简单、机械的“转换”过程——对纸质档案通过扫描、数码照相或录入等手段将其从模拟信号转换为数字信号,实际上“转换”仅仅是数字化的环节之一,档案数字化是一个庞大的系统工程,正如美国档案工作者协会主席彼得(Peter Hirtle)教授所指出的:档案数字化包括鉴选(selection)、转换(conversion)、存储(storage)、生成元数据(metadata creation)、传输(delivery)、维护(maintenance)、保护(preservation)等若干环节。笔者认为对档案数字化应有全面的认识。

前期工程——鉴选(鉴定、鉴别、优选)

实现方式——转换、存储

最终目的——检索、利用

后期管理——保管、维护(数据迁移、系统升级)

可见,数字化并非单纯地扫描档案、转换载体,更不是为了体现现代化业绩而实施的大跃进式的“样子工程”(以“冒进、不计成本、不考虑绩效”为主要特点)。档案数字化的初级目标(或曰眼前目标)是将经过筛选、具有可预见的显性利用需求或潜在利用需求的档案予以数字化;档案数字化的长远目标则是激活档案、人机共识、便于检索、优化利用,借助网络通过信息交换、互联互通、实现信息资源最大程度的共享与增值。

 

2.档案数字化工作需要系统思维和前端控制战略的引导

档案数字化工作同样需要系统思维,需要实施前端控制战略,需要瞻“前”(档案数字化规划的制定)顾“后”(数字化档案的存取利用等)。比如:哪些档案需要数字化,如何根据不同因素(如:利用需求等)选择数字化档案的存储方式与存储格式等。
 

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