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建立房产档案数字化应注意的几个问题

来源: 发布时间:2020-01-17 点击数:

房产档案数字化是一项系统工程,必须提高认识,合理规划、创造条件、分步实施。笔者认为当前应该注意以下几个方面:

1、加强基础工作。

档案数字化是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的摸底调查,对存量房产档案进行清理、检查和鉴定,确保房产档案资料的真实、完整。其次要确保档案内容的精要,通过对档案鉴定来减轻档案载重。其三要确保档案资料字迹清楚,排序符合规定。数字化后还应对数据质量、图像质量进行检查,保证准确无误。

2、建立统一标准。

国家档案局已就电子文件档案制定了标准,建立制订出一个统一的档案数字化标准十分重要,目前,规范了我国电子文件管理。房地产管理部门应结合行业特点制定一套相关的行政法规、业务规范、技术标准和管理规则,形成包括管理、业务、技术三个层面的房产数字标准规范体系,使数字化档案建设从开始就在法制化的轨道上运行。

3、保存双套档案。

房产档案数字化档案工作中的一项新内容,有许多难题需要逐步解决,如数字化档案信息压缩及存储的技术问题,数字档案的凭证性问题,数字化档案信息访问形式与安全控制问题,信息的长期存取问题、标准化问题、法律法规方面的问题等等。因此,在相当长的一段时间内房产档案保存应采取双套制,即在保存电子档案的同时也保存相对应的纸质档案,以确保档案信息内容的安全、完整、真实、可靠。

4、培养人才队伍。

数字化房产档案管理是一项跨学科、专业性、技术性较强的工作。从长远来看,只懂得计算机技术和纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作。因此,建设一支以管理型人才为基础,以复合型人才为重点的人才队伍,是建立档案数字化至关重要的关键,如档案收集、处理与数据库加工人才;信息技术与计算机系统和网络设计与开发人才;档案信息分析、研究与咨询人才;数字档案系统运营与服务的管理人才以及房地产管理人才等。数字化房产档案管理人才应具备有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力,以适应数字档案建设和正常运行的需要。

房产档案数字化的实施,为档案部门科学管理档案,对社会提供快捷、优质的档案信息服务有非常重要的促进作用。因此,房产档案部门应该抓住机遇,积极探索和努力实践,不断的引进先进技术、整合机构、规范管理制度,全面完善房产档案数字化管理进程。

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