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建立房产档案数字化是时代赋予的要求

来源: 发布时间:2020-01-21 点击数:

房产档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高科技,把各种载体的房产档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。房产档案数字化管理和应用与传统的柜架式纸质档案相比,有着许多优势。首先,它打破了传统的利用、查阅方式,把档案人员从昔日纷繁复杂的手工劳动中解放出来。市民查询所属房产档案的各种信息,只需我们窗口工作人员轻松点击电脑键盘,立等可知。我们内部业务工作人员不受时间、空间的限制,根据权限的不同,可随时进入档案管理系统查阅自己需要的房产信息,而不必利用档案实物,提高了服务质量和工作效率。其次,有效地节约了库房空间。以往档案库房因按图幅管理需预留空架,加之档案数量不断增大,档案的日常鉴定管理工作未开展,造成档案内容臃杂,库房载重、容量大成为困扰我们的一个难题。房产档案经过数字化处理以后,通过档案鉴定软件减轻了档案负载,形成了与现实同步的电子复本,形成了一个全市统一管理、分布应用的房产电子档案数据库,利用先进的电子存储技术存储后,减少了大量的档案、资料的副卷和复本数量,极大地减轻了库房的压力。再次,有利于档案原件的保护。利用者通过网络访问档案信息库的资源,通过打印设备,得到的仅是复制品,除非特殊需要,一般不再调阅原件,这样既可以减少原件的借调频率,又可避免复印机等光电设备对档案的伤害。最后,房产档案数字化使房产档案管理更加规范。湘潭市房产档案数据库与信息管理系统,是依据《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《全国档案信息数字化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》来设计与运行的,从而使房产档案数字化从一开始就符合法律、规范,确保档案信息内容的完整、真实、可靠,能最大限度地满足社会利用需求。

二、建立房产档案数字化必须统筹规划

房产档案数字化给工作带来的方便、快捷显而易见,为了方便检索,提高馆藏的利用率,我馆投入了巨大的人力、物力、财力,努力加强档案数字化建设。早在1992年,湘潭市房产局就将计算机技术运用到档案管理之中。开发完成一套基于FOXPRO的登记管理系统,能基本完成产权登记、抵押查封登记、档案查询与缮证工作。由于城市的飞速发展,目前,这套系统已不能满足工作的需求。2001年,我馆又通过与电脑公司合作,开发了一个包括房产档案管理在内的产权产籍管理信息系统。该系统自2002年9月开始局部试运行,经过修改完善,2003年8月正式启动,包括产权档案接受、抵押档案接受、档案整理、档案入库及统计报表等工作流程。为了适用这个管理信息系统,我馆对档案管理人员进行业务培训,培训内容包括库房纸质档案的整合和规范,制定完善和科学的档案入库、保管方法和制度,使管理规范化和条理化,为房产档案数字化打下坚实的基础。

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