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利用优先原则。即将利用者的要求和想法放在首位

来源: 发布时间:2020-01-10 点击数:
利用优先原则。即将利用者的要求和想法放在首位,要求在进行鉴定时必须从利用者出发,充分考虑利用者的需要,也就是说,应该设身处地地从利用者角度出发,来进行这种筛选,保留对利用者切实有用的文件,剔除对利用者无用的文件。按照这样的要求,由数字化鉴定进行的筛选,其结果既减少了投入,降低了成本,同时丝毫不会损害利用者的利益,反而因为提供了浓缩的档案而节省了利用者的查阅时间,当然这里所说的利用者利益,是普通的和一般的利益,并不包括个别的特殊的要求。由于档案实现数字化所需要的巨大投入,决定了其考虑能够满足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。

  以上三项原则,可以说是三位一体,密不可分,即在贯彻精炼原则时不可不兼顾存史原则和利用优先原则,而在贯彻存史原则时也不能舍弃精炼原则,在考虑利用优先原则时当然也不能违背精炼原则。在数字化鉴定的实际操作中,只有对此三项原则作通盘考虑和综合应用,才能确保数字化鉴定具有相当的质量,达到预期的效果。

  由于馆藏档案数字化鉴定是一项新的业务,技术要求高,难度大,又缺乏实践经验,除了上述鉴定原则的切实贯彻,其策划和组织工作十分重要,在某种程度上,科学策划和周全组织,是保证数字化鉴定能够按照预定的目标进行并取得成效的关键。
  1、数字化鉴定工作的策划。数字化鉴定工作的策划主要包括对首选要进行数字化档案、档案基础状况的调查、鉴定重点的把握等方面。由于档案数字化进度按页计算,一个综合性档案馆在馆藏档案数字化方面要达到规模效应.哪怕是占馆藏档案的10%或20%,都需要经历一个复杂而漫长的过程,因此在实施馆藏档案数字化时必须在对馆藏档案进行调查的基础上制订出数字化计划,挑选出急需进行数字化的全宗。根据数字化档案主要着眼于用的指导思想,选为首批进行数字化的全宗必须符合以下条件:(1)很有利用价值,利用频率高;(2)整理的基础状况较好;(3)适合向社会公众开放。有的时候,虽然某些全宗的整理状况不很理想,但利用频率高,且档案破损严重,为保护档案原件起见,也可以将这些全宗列入数字化首选行列。在选择数字化全宗时,还应该考虑将一些珍贵或常用的资料列入其中,实践证明,那些珍贵和常用的资料,特别是反映地方历史、行业状况,或社会政治、经济、文化基本状况的资料,其编撰本身即采用了大量原始档案,它们系统全面地记录了某一方面历史发展的进程或某一历史阶段的基本状况,作为参考资料来说具有“经典”性,利用频率很高,对于这样的资料,也应该列入数字化首选行列。另外,一个综合性档案馆为了向社会展示和宣传馆藏中的珍品,但又必须对这些珍贵档案保护好,数字化也是一个十分理想的途径,以数字方式存储的珍品档案,既能方便地向社会各界提供利用,又减少了直接利用所引起的对珍品档案的损坏。因此,综合性档案馆实施档案数字化计划,在选择哪些档案进行数字化方面,切忌盲目性,事先一定要进行科学的策划,甚至必要的调查和论证,切实将那些既有必要又能够取得实际利用效果的档案资料进行数字化,以此来到达档案数字化的目的,防止因选择的盲目性而导致数字化档案利用的冷落场面。

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