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威海档案信息化管理建设,泰安档案加工处理整理扫描外包服务公司

来源: 发布时间:2019-09-20 点击数:
事档案信息化项目多年的华宇万维档案数字化服务公司认为:“档案数字化的安全管理可以分为载管理和数字档案信息管理两个大类。从实施过程来看可以分为制度建设、基础工作环境、数字化过程、信息系统、人员管理等方面内容。”数字化建设中如何甄选队伍、怎样设计工作流程、采用怎样的管理方式和技术手段,这是档案数字化管理安全防护措施的要点。 一、团队建设
 
数字化团队的建立可以业主单位自行组织建立或者将数字化外包至本单位以外的承建团队。从目前的各级档案局馆、档案部门现有情况看,单独依靠单位自身的人员队伍完成大批的数字化作业有一定困难,主要在于人员队伍数量及能力有限、自身工作任务繁重。因 此寻求外部力量,将数字化业务外包给专业团队是一个快捷高效的途径。外包服务团队的安全管理能力决定了数字化的安全管理层次。首先要了解档案数字化的建设标准、规范,开展类似工程的调研工作,到兄弟单位、上下级单位学习工作实践经验。 
合理设置数字化的工作要求与标准。其次是合理设置数字化团队(单位)的准入门槛,严格审核外包数字化团队(单位)背景与资质。多走访几家数字化团队的工程现场进行实地考察,特别是对数字化的安全措施做详细了解。最后在数字化团队进驻工作现场之前要进行安 全教育培训、签订工作合同、保密协议等。工作合同和保密协议是档案数字化安全准则有效的法律要文。在没有签订工作合同、保密协议就盲目开工,是非常不负责任的做法。签订合同后一旦发生安全泄密事件,双方有据可依,防止互相推诿扯皮。
 档案数字化业务部门不能完全相信或依赖数字化外包团队的安全管理能力,仍然要把安工作放在高压线位置,在整个数字化工作环节中占主导位置,防范于未然。比如把档案室(库房)钥匙、门卡或者把档案数字化数据库系统密码交由外包团队管理人员都是极其不安全 
的做法。 
二、工作制度建设
在数字化工程建设初期,就需要建立并逐步完善各个工作岗位的工作制度,细化数字工作各工序之间的交接流程,加强数字化现场人员的安全保密管理,规范数字化加工场所安全管理手段。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中 华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《涉及国家秘密的计算机信息系统保密技术要求》等有关法律法规和标准规定,制定档案数字化的档案安全保管和保密工作制度。 
应根据本单位情况成立项目安全小组,制定具体的工作方案,建立完善档案安全保管制度、安全检查制度、安全防范措施。明确安全小组的职能,制定数字化的工作流程环节,据工作流程环节制定工作岗位,并把工作岗位落实到专职的数字化人员,做到分工明确,责任到人,不同的工作岗位具有不同安全事项和操作要求。安全管理最终要达到制度管人,不讲人情、不容妥协,即同一个工作岗位无论是谁,要求和标准都是相同的。
数字化工程因原始档案类型、介质种类、年代等因素,工作流程、工作岗位、技术指标都有所不同,应把每个工作交接环节作为重点,安排专人负责。比如档案出库领用、预处理、数字化处理、质量检查、装卷归还、数字档案信息备份移交都是极为重要的,要有严格的工作制度和管理办法,只有采取强有力措施,才能确保档案载体和档案信息的安全。档案介质与档案信息的安全管理 档案载体与档案信息的安全管理主要采用制度与技术结合的手段。 档案介质的安全管理包含介质载体不遗失、不损毁、不涂改、不复制、不传播等方面的安全管理工作,需要制定相应的工作制度和技术要求。档案数字化现场要对档案介质做好各个环节的档案保护工作。需指定档案各交接环节的负责人,交接时仔细查看清点并签署交接记录。档案数字化工作现场要设置专门区域寄存档案,并把区域按档案流程进行功能划分。要做到每日工作完毕清点档案,并归入固定区域,防止档案原件失窃。档案数字化过程中要轻拿轻放,不得涂改。纸质档案的拆装扫描应符合操作规程,选择适当的采集设备
 防止扫描过程人为污染、破损。光盘、磁带要采用恰当技术和安全措施进行读取、放像,防止磁道信息意外丢失。工作现场严禁数字工作人员对档案原件及档案信息的私自复印复制、传阅与外借。 
档案信息的安全管理要设置相应的存储设备,做好备份工作,防止意外事故产生造成的据丢失。档案信息可采用数据加密、权限认证读取技术手段,防止数据明文泄密。现场工作人员根据工作环节设置相应访问权限,终端机加设密码,防止数据非法访问。数字化工作系统要记录全部流程工作日志。杜绝私冒用他人身份登录系统,浏览、复制、下载或拷贝档案数据。
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