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认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单

来源: 发布时间:2020-01-21 点击数:
1。认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。
2、对每份文件的每页进行纠偏处理,其左右歪斜偏差小2度。
3、对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理,以符合阅读习惯。
4、对于除文字内容外,纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。
5、扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时,应尽可能按原缝隙粘贴好,再用平板扫描仪扫描。
6、每一案卷纸质档案扫描完后,扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致,不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。
7、A4宽幅单面扫描仪快速扫描双面文档并正确排序的使用方法。
先将全部正面扫描并保存后,再将全部反面扫描(中间的白页也要扫描)。排序时每次将最后一页依次在双数页(2,4,6……)前插入即可,直到最大页码数减2为止。最后将文档中的空白页删除。在实际操作过程中,当全部页数少于21时可用缩略图中剪切与粘贴功能;当全部页数大于21时可用CTRL+E和数字键实现快速排序;最后将空白页删除。
8、R、G、B颜色过滤及其应用支持红、绿、兰三色过滤的扫描仪可以分别将纸张上的三种颜色之一过滤(不扫描),设置参数时应根据纸张的颜色选择过滤或不过滤。例如:纸张上的红色表格、表框、红头文件时不能选择过滤,当红底黑字时就要选择红色过滤。
9、纸张底色较浅,字迹较深、黑、明显(如毛笔字、碳素墨水字等)时其明暗度应设为默认值(0);当纸面上有较多的表格时,为了达到较好的效果应适当提高明暗度参数值(推荐10-20)。
10、纸张底色较浅,字迹较浅、淡、不明显(如复写纸复写过和字、蓝色墨水、圆珠笔、铅笔字等)时应适当提高明暗度参数值(推荐20-30,或者40-50)。
11、纸张底色较深,纸面粗糙,字迹较深、黑、明显(如毛笔字、碳素墨水字等)时,为防止因亮度设置不当出现较多黑点时其明暗度应设为负值(推荐-5到-10之间)。
12、因纸张超薄且背面又有字迹时,扫描时为不让背面字迹扫描出来应将明暗度设为负值(推荐-5到-10之间)。
13、卡纸的处理纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超重、纸槽宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。卡纸后该页应改用平板扫描,并尽可能恢复纸质档案原状。
14、平板扫描与ADF装纸平板扫描一张其扫描时间为40秒,ADF正常扫描时间为4秒。因此应尽可能用ADF扫描以实现快速扫描,对扫描较薄的纸张时应站立单张送纸连续扫描。
15、A3幅面的纸张在A3扫描仪上扫描,对于某些长度超过A3标准长度无法一次性扫描时应分为多次扫描,注意保证对应纸质档案内容的前部份或表头内容一致。纸质档案幅面超过A3时,暂不处理。在对应扫描交接单上备注栏注明页码及页数(如P1-3,3页)。
16、在某些文件的中间有可能会插入一些照片(黑白或彩色),扫描时将图像类型设置为灰阶(256色)。

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