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来源: 发布时间:2019-10-22 点击数:
传统的档案管理的工作对象是纸质文件材料,随着计算机的广泛应用,电子文件取代了纸质文件材料,文件材料由拟稿者直接输入磁盘上,并可在磁盘上进行修改加工,一旦贮入办公信息数据之中,即由档案、技术人员所共享,这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。纸质档案管理经过长期实践,已总结出一套行之有效地工作流程及方法、原则,如文件的立卷、归档制度,它既是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成、鉴别之后,由文书部门立卷,交由档案部门管理,一般一年归一次档。而电子文件材料则是随时产生,随时更改,随时存贮在计算机磁盘或光盘中,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

鉴于电子文件信息与载体的可分离性,档案的实体分类整理可能将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征都已经发生了变化,电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

改变了鉴定的内容、标准和方法

由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大,电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据也将会不断地修改和补充,故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证,其鉴定、管理方法亦无定论。此外,由于电子文件科信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

 
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