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来源: 发布时间:2019-09-22 点击数:
责任者是公布文档的企业,每件档案资料常有责任者,责任者不能为空。假如档案资料上沒有确立标识责任者,则依据原文中內容开展分辨并入录。责任者须入录企业全名或是精确通称,比如:山东省粮食局公司办公室,不可以简易录成“公司办公室”或是“局公司办公室”或是“局办”。   3、责任者有好几个时,责任者中间以“;”号间隔。本人责任者通常只录名字,必需时在名字后著录职位、技术职称并加“”号。机关团体责任者务必著录全名或通用性通称。  
文件编号的精确文件格式是:某某某发[2012]12号,留意中括号用半角,不可以录成“【】”,也不可以录成小括号。   2、文件编号通常照全文著录。有好几个文件编号的,著录举办行政机关的文件编号。文件编号的括号一概用“[]”著录;   3、过去收工抄录的文件目录,文件编号大部分不精确的缩写,比如简易写出“某发1号”碰到相近状况,务必到文章正文中审校,入录精确文件编号。   三、题名   1、题名中的书名号与引号不可以跳开,务必与宣布题名同样。
题名应依据档案资料全文入录,有副题名全文照录于文章正题名后。沒有题名,根据內容拟好题名,并加“[]”号。题名不可以表明內容时,如仅仅“通知”或是“合同书”等字眼,原题名照录,并依据其內容另拟题名附后,另拟题名一部分加“[]”号。文档中涉及到好几个公司名称或姓名沒有在题目中所有体现时,应将涉及到公司名称或姓名附在题目后,并加“[]”号,姓名间以“;”姓名地名入录务必精确,务必与文章正文中的字眼相同。   四、時间(包含案卷目录中的起止時间与停止時间)   1、文档产生時间。通常公私公文、信札为出文時间。决定、决策、指令、法案、技术规范、标准、规范、规章等法规性文档为根据或公布時间。条规、合同书、协议书为签定時间。時间选用专业的档案资料日期格式,文件格式示例:“20130518”   3、假如档案资料自身 沒有标明時间,则依据前后左右档案资料分辨所属本年度,以本年度加零补足。比如:2013年档案资料,時间写做“20130000”.   五、案卷号   案卷号通常为4位,不够4位用零补足,比如:0001   六、密级   密级通常分成机密、商业秘密、密秘3项,假如档案资料上标明了密级,就必须入录文件目录中。案卷的密级为卷内文档保密的最大密级。   七、别的   1、必录项:全宗号、本年度,存放限期、文件目录号、案卷号等。这几类不可以漏。   2、这件档案资料中若有审批、来文及其别的附注內容,则只入录首份文章正文信息内容,别的附注及其有关文本文档没有文件目录中反映。梳理档案资料的那时候,把审批放到文章正文前边,即审批在前。
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