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为加公司档案处理作业,有效地保护和使用档案,维护公司合法权益,特制订本规则。

来源: 发布时间:2020-03-23 点击数:
第一章 总则

第一条 为加公司档案处理作业,有效地保护和使用档案,维护公司合法权益,特制订本规则。
档案管理信息系统
第二条 本规则所称的档案是指曩昔和现在的公司各级部分及职工从事事务、运营、企业处理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术材料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉什物、证件等不同形式的历史记载。

第三条 公司及各部分、职工有保护档案的义务。

第四条 档案作业实施统一领导,分级保管、分级查阅的准则,进行网络化处理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部分指定专人担任档案处理作业(即材料员)。

第六条 档案作业由公司总经理统一领导,办公室担任接纳,收集、收拾、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和供给其使用作业,并监督各部分、各部属子公司、各参股公司、各合资协作公司的档案作业。

第七条 办公室应逐步完善档案准则,确保档案安全和方便使用,选用科学手段,逐步实现档案处理现代化。

第三章 档案的处理

第八条 收拾办法:

1. 办法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。

2. 步骤:

A. 收集

文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。

企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程材料收拾成册。

B. 收拾 依据分类和建立时间收拾。

C. 分类 依据下述分类办法分类

D. 立卷 区别不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。

第九条 过程处理:

1. 归于公司保管的档案:公司及各部属子公司的各部分的材料员做好平常文件的预立卷作业,并在事情结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件收拾成册移交办公室保管,任何人不得据为己有。

2. 属部分保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条 监督:办公室依据各部分和各部分上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的查看,来监督各部分及各部分档案的处理作业。

第十一条 毁掉:须报总经理批准,毁掉时应有两人以上担任监销,并在清单上签字。

第十二条 公司档案的分类及编号:指定材料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条 在事务中对外签署的各种经济合同按《合同处理规则》处理。

第十四条 借阅:因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,职工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因作业需要外带,需处理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即偿还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂抹、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

第十五条 分级查阅:详细的查阅分档,公司拥有肯定的制定权。
档案管理信息系统
第四章 档案备份准则

第十六条 公司一切有价值的文件、报表、事务记载等必须备份。

第十七条 各部分应尽量选用电脑处理和作业,便于事务材料的数字化处理和保存。对存入电脑的材料、档案,按《计算机处理办法》处理。

第十八条 备份盘与源盘应分隔寄存,公司的备份盘应在公司外保存。

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联系电话:18003858285
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