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依据GB/T 9705-88 文书档案案卷格式标准、国家档案局

来源: 发布时间:2020-02-09 点击数:
依据GB/T 9705-88 文书档案案卷格式标准、国家档案局《电子文件归档与管理规定》以及《CAD电子文件光盘存储、归档、与档案管理要求》的有关规定,制订本标准格式。

2.本标准格式适用于四川省各级档案馆以光盘为载体的档案资料的保管存储,其它档案馆、室可以参照执行。

3.封面格式

每套封面分正面和背面(含盘脊)。封面采用0.13MM厚的彩版纸制作。

正面尺寸规格采用121mm*121mm。见图一。

背面尺寸格式采用118mm*151mm,要留有7mm的折叠纸舌。见图二。

4.封面标注项目

4.1正面主要填写档案信息,包括全宗名称、光盘内容、时间、保管期限、件数、档号;

背面主要填写背景信息,包括光盘种类、文件类型、责任者、出版者、出版号、制作标准、制作时间、制作软件、制作设备、复制单位和复制时间;

    盘脊主要填写套别和档号。

4.1.1全宗名称:全宗名称相同于立档单位的名称。

4.1.2光盘内容:准确概括本光盘存储的电子文件的主要内容。

4.1.3时间:光盘上电子文件形成的起止年月日,只有一个电子文件,填起始日期。

4.1.4保管期限:电子文件归档时划定的保管期限。

4.1.5件数:光盘中保存的电子文件个数,一个文件即一件。

4.1.6档号:标注档号由全宗号、目录号、光盘号组成。

全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

目录号:全宗内所属目录的编号,在同一全宗内不允许出现重复的目录号,目录号可以为空。

光盘号:全宗或目录内光盘的顺序编号,在同一个目录内不允许出现重复的光盘号。

4.1.7光盘种类:填写光盘载体的类型。如:CD-R、CD-ROM、CD-RW等。

4.1.8文件类型:用英文字母代表电子文件的类型,文本文件用T,图像文件用I,图形文件用G,影像文件用V,声音文件用A,多媒体文件用M,计算机程序用P,数据文件用D。同一光盘含有多种类型文件依次填写。

4.1.9责任者:光盘文件制发的组织或个人,即电子文件的发文机关或署名者。

4.1.10出版者:正式发行光盘的出版者。

4.1.11出版号:正式发行光盘的国际标准音像制品编号(ISRC)或国际标准书号(ISBN)。                        

4.1.12制作标准:制作光盘文件采用的ISO标准。如:VCD(VCD1.0、VCD2.0)采用白皮书标准;CD采用红皮书标准;用CD-R光盘刻录各种电子文件采用ISO9660/Joliet等。

4.1.13制作时间:制作光盘文件时的时间。

4.1.14制作软件:制作光盘文件采用的软件,包括操作系统和刻录软件等。操作系统如WIN2000、WIN98等;刻录软件如:WINONCD、EASY CD CREATOR、DIRECT CD等。

4.1.15制作设备:制作光盘文件的设备,包括计算机类型、刻录设备等。

4.1.16复制单位:复制光盘的责任单位。

4.1.17复制时间:复制光盘的时间。

4.1.18盘脊项目包括:套别和档号。套别填写A、B或C,其中A表示封存,B表示利用,C表示异地保存。档号的填写用文书档案档号的填写标准填写。

4.1.19如果遇到特殊电子文件需要注明,可在背景信息后边的空栏内填写。

5.填写要求

填写光盘封面一律要求用毛笔或钢笔,字迹要求工整,可用打印机打印。

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