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  档案寄存服务
一、智能档案管理系统
  华图信息制定了专业的档案寄存入库流程图,档案运输途中有专人专车押运,全程GPS监控,进出档案馆有Rfid系统监控,不仅可以保证客户档案安全放心,更可以让档案调阅快速便利。
  (一)、非接触式数据采集
  RFID标签极大地增强了库房管理员对库区档案的信息收集、跟踪能力,提高了作业效率,库房管理员实现了库房档案的动态化管理。
  (二)、快速扫描且一次性数据处理量大
  RFID读写设备可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案箱内容摘要信息等多项相关数据信息。读写器可以每秒读取100个标签的数据。
  (三)、标签信息容量大,寿命长,可重复使用
  和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比,RFID标签可存储的数据量大大增加,可达1K甚至更大的容量;标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能,从而可实现标签的重复使用。
  (四)、安全性高
  标签的数据存取具有密码保护,识别码独特殊,无法仿造,并且标签指示加密技术,这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。
  (五)、抗污染性能强和耐久性
  传统条形码的载体是纸张,因此容易受到污染损坏,但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外,由于条形码是附于纸质档案箱上,所以特别容易受到折损;RFID卷标是将数据存在芯片中,因此可以免受污染损坏。
  (六)、体积小型化、形状多样化
  由于RFID识别标签可制作贴纸型,具有超薄、尺寸小特点。此外,RFID标签更可往小型化与多样形态发展,以应用于不同档案。
  (七)、可重复使用
  条形码印刷上去之后就无法更改,RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据,方便信息的更新。
  (八)、穿透性和无屏障阅读
  在被覆盖的情况下,RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质,并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下,才可以辨读条形码
  (九)、标签具有EAS防盗功能
  配合智能安全检测门,可以很好的防止档案丢失,实现非法取走报警功能。
  系统的总体结构如下图所示:
  1.png
  系统网络拓扑结构如下图所示:
  档案移库流程
  1、按照客户要求对文档归类、整理并放置到华图信息档案箱内。
  2、将所有文件进行目录索引,并在每个档案箱上,粘贴档案专用条形码。
  3、对已装箱的文档贴上安全封条,完成打包工作。
  4、安排华图信息档案运输车辆将客户已装箱档案从客户档案所在地运往华图信息档案管理中心。
  5、将每一个文件箱上的条形码用数据采集器进行条码扫描,完成数据清单。
  6、按照每个档案箱的序列号把每一箱档案上架至指定区域,完成实物上架.
  7、把采集到的条形码数据上传至华图信息库房档案集中管理系统。
  档案收取与递送服务
  华图信息档案库的派送与提取服务绝不是简单的物品派送。在整个送达的过程中,派送的档案文件均由华图信息公司专有的条形码系统全程追踪,并且在这方面,华图信息拥有多年丰富的经验。每一个档案箱、每一份文件、每一盒磁带都会在派送前经过扫描导入追踪系统。待派送至客户手中时,我们的派送人员会在现场递交派送文件的清单给客户,用专业完善的制度让客户安心。
  车辆
  华图信息公司拥有属于自己的专业档案提取递送队伍,不使用第三方运输来派送或提取客户的档案。华图信息精心地维护自己的车辆,使服务车辆随时保持良好的状态。
  派送工作人员
  所有派送人员都是经过专业培训的华图信息档案部工作人员,持有上岗工作证。我们的工作人员不但专业,而且认真负责并乐于为客户服务。
  查档调档服务
  免费现场查档
  预约派送调档同城2小时响应机制。
  预约加急派送调档同城1小时响应机制。
  二、集中托管外包的好处
  1、节约土地租金开支
  市区的写字楼租金为2元/平方/天,写字楼标准承重200公斤/㎡,每1平方米可以存放8个标准档案箱。
  档案馆标准承重1000公斤/㎡,每1平方可以存放64个标准档案箱。同样数量的档案,档案外包可以为客户节省60%以上的租金成本。
  2、更优的存储环境
  不够完善的档案存储条件和管理方式会使需要长期保存的文件出现损坏、丢失、发霉、褪色等各类问题。标准档案馆使用先进的档案库房综合管理系统和一流的设施设备、温湿控制系统,使档案库房内的资料得以妥善、安全、长久的存储。
  3、提高生产力
  外包服务能使企业员工大大减少处理琐事的时间,更加专注于企业的核心业务拓展,提供工作效率。
  4、节约人力和物力
  档案外包能为客户减少不必要的人力、培训,无需为越来越趋于饱和的办公空间烦恼,也无需在添置档案柜和维护设备,大大降低了管理成本。
  5、提高信息保密性
  大部门的商业间谍活动都来自企业内部,将敏感信息外包存放可有效地将他们与高危地带隔离。
  6、改善办公环境
  将档案转移到一个专业的档案管理中心,意味着可以最大限度地利用企业的办公空间,提升企业形象,为员工提供更宽敞、更好的工作环境。
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