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你了解吗?随州人事档案信息化

来源: 发布时间:2020-07-07 点击数:
  你了解吗?随州人事档案信息化   随州人事档案信息化虹光扫描仪就找“OCR高天浩”13371621226   数字档案室的创建使档案工作朝数字化方向转 变,档案方式从手工操作转为计算机。随着档 案信息化建设的逐步推进,扫描工作成为档案室的常态 工作。那么,如何有效规避档案扫描过程中产生的各种 问题,更好地利用扫描成果,有效保护原始档案,已然 成为基层档案室不得不正视和解决的问题。   一、扫描工作前期准备   (一)规划数字扫描的总体任务 做好室藏档案数字扫描工作,首先要做好扫描工作 与其他相关工作的统筹规划。一是要协调好进馆档案 扫描工作分工。作为档案移交单位,要明确室藏档案 是在立档单位扫描还是在县档案馆扫描,以便于安排 好自身工作任务。二是要规划好需进行扫描档案之间 的先后顺序。   (二)配置数字扫描软硬件设备 档案数字化的前提是做好计算机软硬件设备配置工 作,良好的配置可以大幅提升扫描工作效率。具体要 做到以下三点:一是要配置专用电脑、软件、光盘刻 录机、高速扫描仪等硬件设备和专用的档案软件 系统,同时要兼顾软件的可操作性和简便性。二是要 配备具有档案专业知识并熟练掌握现代化办公设备的 人员,以负责本单位档案数字化处理工作。   (三)规范有关操作流程与标准 建立健全的数字档案室制度,规范有关操作流 程与标准,便于扫描人员在具体操作时能够有据可依。 在制定标准时应做到“三个明确”:一是明确扫描工作 中各个环节责任;二是明确扫描工作的具体操作流程, 确保环环衔接;三是明确扫描数据质量标准的统一,要 根据相关要求,规范设定目录建库、扫描数据参数、图 像处理储存、验收挂接、移交备份等内容。   虹光扫描仪就找OCR高天浩13371621226二、扫描工作中应注意的事项 (一)注意安全。包括档案实体的安全和扫 描数据的安全,要对档案人员进行保密及操作培训, 签署保密协议,提高保密与安全意识。同时要做好对 已扫描数据的备份及安全工作,谨防数据丢失和 泄密。 (二)加强质量控制。一是做好对扫描数据完整性的审查工作,做到随时检查与定期抽查相结合;二是 做好数据信息的质量控制,及时做好图像处理,区别 对待“噪点”,尽量保全档案的原始性标记。 (三)落实保障措施。一是合理制定扫描工作量, 既考虑到扫描工作进度需求,又兼顾扫描人员技术熟 练程度;二是及早介入相关职业病防护;三是落实相 关经济补助措施。   三、扫描工作后续维护   (一)扫描档案的二次缝制 一档案扫描工作结束后,要对档案进行重新缝 制,恢复其原有的整理状态。一是做好档案原件的完 整性检查,缝制中要耐心、细致,谨防缺页以及页序 颠倒等现象发生;二是注重对档案的保护,尽量减少 因二次缝制对档案造成损坏,在技术允许条件下,尽 量利用档案上原有的针孔进行缝制;三是及时做好有 关破损页面的修补,对由于老化而产生的字迹消褪以 及纸张发脆现象,也应该采取有效的补救措施。   (二)扫描档案的清点移交 在做好一定量的扫描档案二次缝制后,要对其进 行数量清点。在移交过程中,扫描人员与档案室 人员应该履行有关交接手续,做到权责明确、有据可 查。档案室人员在将档案重新放入库房以前,应 该对档案进行必要的处理。   (三)扫描数据的备份 纸质档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图 像数据库,通过质检审核之后,应该及时地导入本单 位档案数据库服务器中,通过相应的档案软 件,实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速 挂接。对备份数据应进行定期检查,检查存储载体的 物理状态及其所存储数据的可读性和可用性。数据库 数据信息一旦出现问题,应该启用备份数据信息来进 行数据恢复;如果备份数据信息失灵,应着手对丢失 或受损的数据信息进行修复。

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Tags:档案 扫描
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