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驻马店国企退休档案整理方案

来源: 发布时间:2020-07-29 点击数:
  驻马店国企退休干部档案整理方案   驻马店国企退休干部档案整理方案随着“数字化社会”、“数字化城市”时代的来临,档案信息化建设也步入了快速通道。管理微机化、馆藏数字化、信息共享化,已成为当今档案工作发展的趋势。   (一)形势发展需要。21世纪是信息化的时代,档案也是信息时代的重要组成部分,数字化是档案信息化的重要手段。档案馆是保管和提供利用档案信息的职能部门,是有实用价值的信息资源库,这就要求档案工作在收集、保管、保护和利用手段等方面做出调整,能够更好地去适应社会发展的形式。   (二)档案安全保障。传统载体档案在数字化后,将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作,都可不再动用档案,并可对档案进行封存管理,从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害,大大提高档案的安全系数,从而保障档案实体的安全。   (三)社会需求强烈。人们的时间意识越来越强,领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需求量不断增加,如婚姻档案、退休职工档案等等。而且偏远农村的群众来县城查档十分不便,费时又费力。县档案馆在开通了县乡异地查档功能后,乡镇的群众不用跑县城,直接可以在本乡镇查阅档案,充分发挥了档案信息化作用,极大方便了市民查档。   二、档案信息化建设的核心是档案数字化近年来,各地方法院等机关档案数字化工作在快速推进,为确保数字化工作中的信息安全,防止泄露国家秘密和企业秘密,公司“四强化”加强档案数字化工作中的保密管理。   一是强化数字化档案的源头把控。在档案数字化前,逐件认真梳理档案原件,查清档案文件资料是否标有密级,是否属于国家秘密,必要时征询档案产生单位的意见,防止将涉国家秘密的档案进行数字化,切实做好源头把控。   二是强化对数字化档案外委单位的管控。对委托的档案数字化加工服务单位进行严格资格审查,与其签订安全保密协议,与参与数字化加工的相关人员签订安全保密承诺书,规定其不得下载、留存、持有和使用数字化的档案信息,明确保密义务和法律责任。同时,对参与数字化加工的相关人员开展保密教育,派人实行全过程监管,防止涉及企业秘密的档案信息泄露。   档案扫描服务(也称为档案数字化加工服务或档案影像化加工服务等)是近几年才兴起的一项服务形式。以传统纸张为载体的保存方式,占据了大量的空间,需要特殊的环境,而且不方便查询,随着时间的推移,还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理,保存到光盘上,具有存储、管理、共享等功能,还可以减少文件库房占地,节省保管设备和人员方面开支,又方便统计和进行远程查询。因此,将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪,扫描成图像文件,再通过处理转换成电子文档,建立目录和索引,制作成电子文件,已是当务之急。 档案扫描融合了档案扫描、OCR识别和文档管理等技术,可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化(数字化)文本、影像,并实现信息高速检索。整个档案扫描工作一般包括这几个环节:◆文档扫描

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