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济南数字档案馆建设指南

来源: 发布时间:2020-07-07 点击数:
  北海数字档案馆建设指南   北海数字档案馆建设指南一、工程施工文件编制与组卷   质量要求:真实反映实际情况,文件材料完整、系统并使用原件。字迹清晰,签字、盖章手续完备。施工文件以卷册为单位。声像资料应清晰。   二、组卷要求:   1)组卷基本原则,遵循文件材料形成规律,保持文件材料的系统联系,便于档案利用。按单位工程组卷,文件和竣工图分册组卷。卷内文件顺序一般为封面、卷内目录、文件材料、备考表和封底。卷内不应有重复文件。   2)组卷质量要求,保证过程文件、竣工验收文件、竣工图等齐全、完整、符合规范要求。竣工图面整洁、线条清晰、字迹清楚。   3)组卷具体要求,按《建设工程文件归档内容及顺序表》要求,内容包括:工程准备阶段文件、工程监理文件、工程施工文件等。   施工文件组卷应按专业、系统划分,每一专业、系统按《建设工程文件归档内容及顺序表》建筑安装顺序排列,其类别分为:工程文件、工程技术文件、工程测量文件、工程试验检验文件、工程物质文件、施工(过程记录)质量验收文件、工程竣工验收文件。   竣工图组卷应按专业进行组卷。可分为:工艺平面布置、建筑、结构、给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风空调、电梯、室外工程等竣工图组卷。每个专业根据图纸数量多少组成一卷或多卷。   4)案卷页码编写:案卷封面、卷内目录、备考表不编页号。   以案卷为单位,按卷内排列顺序从伯数字001开始,打号机依次打号。单面右下角,双面正面右下角,背面左下角。折叠后的图纸一律在右下角打号。成套图纸或原文件自动成一卷的原目录可代替卷内目录,可不用重新打码。   (4)案卷规格与装订:案卷规格:卷内文件、封面、备考表统一采用A4幅面(297mmX 210mm),小于A4的幅面的文件用A4白纸衬托。   案卷装具:一般用卷盒和卷夹两种形式,卷盒尺寸: 310mm高X 20mm宽,厚度20/30/40/50mm。卷夹用无酸纸制作,棉线左侧三孔装订,棉线装订结打在背面,装订线距左侧20mm,上下两孔距中心孔距80mm。装订时须将封面、卷内目录、备考表、封底与案卷一起装订。   图样文件的折叠方法采用国家标准《技术图纸图的折叠方法》,折叠后的图纸标题栏均应露在外面。   三、工程档案验收与移交   (1)档案验收:   工程竣工验收前15日,建设单位向档案机构提出档案预验收申请。预验收前,监理单位和施工单位档案人员应对本单位形成的工程施工文件按照有关规定自检,合格后交建设方汇总、审核,由建设方向档案机构提出预验收申请。   工程档案预验收条件:   a、施工合同及图纸约定内容已完成,   b、施工过程文件收集齐全,   c、竣工图编制工作已完成,   d、已开始各单项验收。   预验收完成后,施工方完善整改提出的档案问题,补报工程验收中形成的验收签证文件,建设方提出正式验收申请。   竣工验收备案后,档案机构对工程竣工档案进行正式验收,合格后出具建设工程竣工档案验收认可文件。其样式见:《建设工程竣工档案验收意见书》   (2) 验收内容及要求:   建筑工程档案应齐全、系统、完整,能反应工程施工的全过程和结果。内容应真实、准确地反映工程建设活动和实际状况。档案立卷符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)及本规范的规定。竣工图符合专业技术及本规范规定。   文件的来源和形成符合实际,要求单位和个人签字盖章的文件,其签章手续完备。文件的材质、面幅、书写、绘图、用墨、托裱等符合有关规定和要求。   (3)工程档案移交   凡列入(城建)档案馆(室)接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后三个月内,必须向(城建)档案馆(室)移交一套符合规定的档案。以卷为单位移交接收。建设单位向档案馆移交工程档案时应办理移交手续,填写《建设工程档案移交清单》移交目录,双方签字并盖章后交接。   四、工程资料编制要求   工程资料:是工程建设各个阶段中形成的各种有价值、可追溯、可利用   不同形式的信息记录。必须保证真实性、准确性、可靠性。   1、建设工程档案由建设单位负责收集,并从建设工程立项起,对勘察、设计、施工和监理单位提出编制、报送建设工程档案的要求,做到建设工程档案的收集、编制与工程建设进度同步,保证建设工程档案材料的完整、准确、系统与安全。   2、勘察、设计、施工和监理单位应按照建设单位的要求,认真收集、整理建设项目各个环节的档案材料,并在工程项目竣工时分别向建设单位提供完整、准确的建设工程竣工档案材料。   3、工程资料应保存原件, 因各种原因不能保存原件的,如土地证、 规划证等政府有关批文,应在复印件上加盖原件存放单位的公章,注明原件存放处,经办人签字并注明日期。   4、项目本身形成的资料必须是原件。但对外来的产品质量合格证、检测报告等复印材料应保留所有内容,并在复印件上加盖存放单位公章并经办人签字,注明日期、存放单位。   5、计算机形成的工程资料应采用内容打印、手工签字方式。必须本人签字,不得代签。了应保证字迹清晰,签字、盖章齐全。   五、组卷基本原则   1、组卷应遵循过程文件自然形成的规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。   2、一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。   3、工程文件可按建设程序划分为3部分:即基建文件、监理文件、施工文件。   (1) 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成的单位等组卷。   (2)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。   (3) 施工文件,湖北省规定施工文件包含施工过程文件、工程竣工验收文件和竣工图。可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。   4、组卷过程宜遵循下列要求:案卷不宜过厚,湖北规定不超过15mm案卷内不应有重份文件,不同载体的文件一般应分别组卷。

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