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档案数字化加工协议

  • 发表时间:2025-01-07
  • 来源:华图档案
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  一、档案数字化加工是什么?

  档案数字化加工,是将纸质、声像、实物等各种介质的档案通过专业设备进行扫描、音频视频采集和数码照相等手段,录入信息到计算机数据库中,转换成计算机中可以存储的、数字化、电子化的档案。档案数字化已成为现代化办公及档案整理的发展趋势。

  二、档案数字化加工的意义

  1.提高经济效益,节约库房和成本,查起来更加方便迅速,避免反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

  2.提高办公效率,传输档案数据资料便捷快速。实现档案管理无纸化、网络化。档案数字化管理可提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。

  3.档案的使用更加安全,尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,也能防止部分档案篡改行为。

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  三、档案数字化加工协议的主要内容

  档案数字化加工协议是明确委托方与受托方权利义务,保障档案数字化项目顺利推进的关键契约,通常涵盖以下重要内容:

  1.双方主体信息

  委托方(甲方)和受托方(乙方)的详细名称、法定代表人、地址、联系方式等基本信息,确保双方身份明确,便于后续沟通与责任追溯。

  2.项目概述

  阐述档案数字化的背景与目标,说明开展此项目的原因,以及期望达成的效果,例如将特定年限、特定类型(如文书档案、人事档案等)的档案进行数字化处理,以实现便捷检索、长期保存等目的。

  明确档案的大致范围,包括档案所属部门、数量、形成时间等,让乙方对工作体量相关内容有清晰认知。

  3.主要工作内容和要求

  准备文档:确保文档整洁、平整,以便于扫描时获得清晰的图像。

  选择扫描设备:根据档案的保存情况、甲方要求、档案扫描的目的等差异,选择最合适的设备进行扫描。

  设置扫描参数:根据不同需要选择合适的分辨率、色彩模式(如黑白、彩色)和文件格式(如JPEG、PDF)等。

  扫描文档和图像处理:将文档放置在扫描仪的扫描区域内,并启动扫描。扫描完成后,还需对图像进行检查和处理,如去污、裁剪等,以确保图像质量。

  文件存储和管理:处理完成后,将扫描得到的电子文件保存在计算机硬盘、网络服务器或其他存储介质上。与此同时,还需对扫描后的电子文件进行分类、命名和归档,以便于检索和管理。

  档案数字化加工协议要求:

  1.项目进度安排

  设定项目启动时间、各个关键阶段的完成时间节点,如档案整理完成时间、扫描工作截止日期、文字识别与元数据录入的阶段性成果提交时间,以及最终项目整体验收时间,以保障项目按时交付,避免拖延。

  2.质量标准与验收

  质量标准:参照国家相关档案数字化标准及行业最佳实践,细化各环节质量要求,除上述提及的扫描、文字识别质量标准外,还涵盖数据完整性(无漏扫、漏录等情况)、目录与图像关联准确性等多方面,确保数字化档案质量过硬。

  验收方式:确定验收的流程,是分阶段验收还是一次性终验;验收的主体,一般由甲方组织相关专家、技术人员参与;验收的方法,如抽检一定比例的档案,检查图像、文字、元数据的质量,对比验收标准进行打分评定,只有验收合格,项目才算正式完成。

  3.双方权利义务

  甲方权利义务:甲方有权对项目的进度和质量进行监督检查,并要求乙方定期汇报项目进展。与此同时,甲方有义务提供项目所需的档案资料、场地等其他开展项目所需的资源,并按合同约定支付项目款项等。

  乙方权利义务:乙方有权获取与项目相关的资料、信息,要求甲方配合工作。另外,乙方的义务主要包括开展档案数字化工作和保密工作。即乙方需按照合同要求组织专业档案整理人员、配备先进设备开展档案数字化工作,确保工作质量与进度,并对档案信息严格保密,未经甲方许可,不得随意泄露、传播、甚至使用项目档案内容等。

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